Как автоматизировать свой магазин

Если Вы не хотите ломать голову над задачей "Как автоматизировать свой магазин ?", то смело звоните нам по телефонам:+7-910-989-1880 или +7-905-156-5684
Мы в абсолютно простой и доходчивой форме расскажем Вам, как это сделать !


Но, если хотите сначала разобраться сами, то скачайте или прочитайте, что написано ниже.

Нажмите, скачайте, читайте !!!


КАК  ДОЛЖЕН  РАБОТАТЬ  МАГАЗИН !!!

Здесь мы рассмотрим как должен работать магазин и какие действия должны быть выполнены перед началом работы в ЛЮБОЙ системе учета.

Но можно всего этого и не делать, если Вас не интересует результат !!!

 Цикл товара «От прихода до отчета».

 Давайте попробуем разобраться что происходит с товаром в Вашем, да и большинстве магазинов.

Товар привозится в магазин и принимается по накладной кладовщиком либо товароведом. Далее в учетной системе магазина создается документ прихода ТМЦ (Товарно Материальных Ценностей). Товар может либо вывозиться в зал и продаваться через розничные кассы, либо продаваться со склада за наличный или безналичный расчет.

Продажи товара в учетную систему заносятся вручную или формируются автоматически, как "документ прода­жи товара" при продаже его через кассовый узел.

Также может иметь место списание товара или возврат поставщику, либо  возврат товара от покупате­ля. Если этот путь товара отобразить в графическом виде, то получится следующая схема:

 

На данной схеме пунктирными линиями отображены движения товара, которые МОГУТ быть. Те или иные действия, называемые этапами процесса, могут отсутствовать у Вас, либо, наоборот, в схеме могут отсутствовать этапы характерные для Вашего магазина.

Это ПРОСТЕЙШАЯ схема движения товаров и она описывает движение товара в большинстве небольших магазинов.

 

Что такое документооборот.

«Чтобы понять КАК делать, надо понять ЧТО вы хотите,  а чтобы понять ЧТО вы хотите – поймите ЗАЧЕМ.»

 

Теперь рассмотрим что есть документооборот. Дадим определение: документооборот – это тот порядок и тот набор данных вводимых в систему на каждом этапе рабочих процессов Вашего предприятия, которые обес­печивают его нормальную работу и получение всей необходимой отчетности. Документооборот строится на осно­ве сформулированных  рабочих  процессов Вашего предприятия. То есть он определяет на каких этапах какие должны вводиться документы, какие строить отчеты и как реагировать на их результаты.

Зачастую Фактические процессы, происходящие в магазинах, нельзя вообще назвать рабочими. Нет ни­ какой четкой схемы работы персонала и, если учесть привычку многих из них работать по-старинке, на бумаге, дескать «бумага все стерпит», то начинаются исправления задним числом,  правка документов, которые править не­льзя и правка которых может вызвать некорректности в учете как складском, так и бухгалтерском, вольности с ревизиями и прочие нарушения. Кроме того, зачастую нет никаких правил работы как для кладовщиков, так и для операторов учетной системы, если такая имеется. Многие  действия выполняются не вовремя и, как следствие, забываются вовсе. Очень частое явление – это когда работник магазина не знает что ему сделать для получения некое­го результата только  ПОТОМУ, ЧТО ОН НЕ ДО КОНЦА ПОНИМАЕТ КАКОГО РЕЗУЛЬТАТА ОН ХОЧЕТ ДОСТИЧЬ.  И хуже всего когда этого не знает руководство магазина и меняет требования «по ходу дела».

Прежде чем начать работу в выбранной Вами системе учета надо сделать простой выбор : либо принять «на вооружение» одну из предлагаемых ею схем документооборота и перестроить свои рабочие процессы, либо разработать свою схему и настроить выбранную Вами систему учета, если та может её реализовать.

Если Вы решили разработать свою схему документооборота, то или своими силами, или с помощью сто­ронних специалистов выполняются следующие действия:

а) Составляется на бумаге точная схема всех возможных путей товара в Вашем магазине;

б) Составляется список ВСЕХ отчетов которые Вы хотите получить от системы учета;

в) На основании составленной схемы формируется список и порядок действий в выбранной Вами системе учета  на каждом этапе рабочего процесса - документооборот.

Пример документооборота для магазинов.

Вот пример схемы рабочих процессов  большинства магазинов. Тонкими стрелками отображены движения товара, а жирными  движения денежных средств.

Представим схему в виде таблицы, причем постараемся внести в эту таблицу максимальное количество операций. Схема составлена для реализации магазина БЕЗ разделения учета на склад и торговый зал.

Следует учесть, что этап может включать в себя несколько как последовательных, так и параллельных действий - операций. Например продажа товара конечному потребителю – это ЭТАП, но товар может быть как от­ гружен с оптового склада , так и быть продан в розницу .

Должность сотрудника, выполняющего этап или его часть указана как пример. В Вашем магазине эти же действия могут быть закреплены за другим сотрудником. На основе колонки «Выполняемые действия» для каждого участника процесса составляется подробное описание действий при каждой операции вплоть до указания нажимаемых кнопок и на что надо обращать внимание.

 

Формирование должностных инструкций на основе поставленного доку­ментооборота. Необходимость разграничения прав доступа.

 После того как схема документооборта составлена надо довести порядок действий до сотрудников магази­на. Как это сделать?

Ведь многим из них вовсе не нужно знать всю схему. Каждый отдельно взятый сотрудник от­вечает лишь за некоторые этапы рабочего процесса.

Для этого служат должностные инструкции. Должностная инструкция – это внутренний документ, содержащий перечень действий для каждого этапа рабочего процесса, применяемый сотрудником, отвечающим за него. Иными словами говоря в нем указано, что и как человеку делать в той или иной ситуации. Работнику проще и быстрее реагировать на события, когда у него есть напечатанная бумажка, в которой указано какую последовательность действий надо выполнить для получения желаемого результата. При правильном составлении должностной инструкции и соблюдении её Вашими сотрудниками, Вы всегда сможете получить от системы учета набор полных и  достоверных данных и отчетов.

Также крайне необходимо ввести разграничения доступа к функциям системы учета для предотвращения внесения как случайных, так и намеренных ошибок в этапах рабочего процесса теми сотрудниками, которые в этих этапах не участвуют, либо участвуют частично. Каждая система учета предоставляет свой набор прав и механиз­мы их настройки.

Торговля лекарственными препаратами. Учет серий.

 При торговле лекарственными препаратами возникает новая необходимость: четкий учет серий и сроков годности. Для ведения такого учета используется партионный учет. В этом случае ведется не только учет товара вообще, а учитывается каждая его серия. То есть и движение, и срок годности, и отпускные цены, и остаток.

При таком ведении учета к описанной ранее схеме добавляется необходимость присвоения каждой серии товара индивидуального штрих-кода, распечатка штрих-кодовых этикеток и оклейка ими каждой, или почти каждой единицы товара. Это необходимо для того, чтобы ТОЧНО знать какая серия была продана или возвращена. Еще при торговле лекарственными препаратами возникает необходимость контроля наценок на препараты в соответ­ствии с гос. реестром цен.

Также возникает необходимость в дополнительном оборудовании – принтере штрих-этикеток.

 Ведение раздельного учета товара на складе и в торговом зале.

  Если в системе учета ведется разделение на товары, хранящиеся на складе и товары, находящихся в тор­говом зале, то к основной схеме, описанной ранее, добавляется еще несколько этапов:

1- Ввод документа перемещения товаров  со склада в торговый зал и выдача кладовщиком товаров по этому документу.

2- Создание документа возврата товара из торгового зала на склад перед возвратом товара поставщику.

 Ведение учета с таким разделением связано с трудностью, возникающей из-за так называемого «человеческого фактора», который на деле является  не более чем халатностью со стороны работников магазина, выражающейся в невыполнении должностных инструкций, например, выдаче кладовщиком товаров со склада в торговый зал без документа. Сам документ перемещения товаров операторы заводят потом, если, конечно, не забывают, а если забывают, то неизбежно появляются расхождения между остатками товаров, хранящимися в системе учета магазина, и фактическим наличием  товаров в торговом зале и на складе. Ввиду перечисленных особенностей  лучше всего использовать схему с одним складом-магазином.


Здесь очень кратко описаны основные принципы работы обычного розничного магазина. В реальной жизни возникает очень много задач, которые необходимо решить при помощи Вашей системы учёта. По этому мы всегда рады помочь Вам выбрать правильное решение по автоматизации  торговли от ларька до супермаркета. Помните, что отказ от автоматизации  на ранней  стадии может привести к тому, что Вы вообще не дойдёте до следующей стадии  развития Вашего бизнеса !

   ЦТО ККМ "Ивановоторгтехника" г.Иваново ул.Ташкентская д.84

   Тел: (4932) 23-37-70  Факс: (4932) 42-94-23

Сот. тел. 8-910-989-1880  Сергей Шудров   E-mail:shudrovs@mail.ru

                 8-905-156-5684  Алексей Панов   E-mail:agp11266@mail.ru                                                                    


Нажмите, скачайте и прочитайте !!!